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流动人员人事档案的现实问题与走势分析
 
 

  一、流动人员人事档案工作的历史与现实意义

  流动人员人事档案是伴随着社会主义市场经济建设的进程而产生的有中国特色的课题,由于人事档案管理实质是人事管理关系的实现,所以它牵涉到人事管理体制改革的各个方面。从现阶段的人事制度改革的进程看,人事档案不存在弱化的问题,而更应该将关注力放在讨论如何强化它的手段。因为流动人员人事档案工作具有十分重大的历史与现实意义。

  1、流动人员人事档案的发端是人才流动的发端。没有流动人员人事档案,就不能很好解决人才流动的“身份”瓶颈问题,人事档案的改革;改革了计划经济下的干部身份管理方式,流动人员人事档案的形成,形成了新的人才流动态势;

  2、流动人员人事档案工作是人才中心的基石。流动人员人事档案的管理与服务工作,始终是各地人才中心的最主要业务,无论从服务结构还是收入结构上看,都是首屈一指的,任何淡化或否定人事档案管理工作的论点都是不慎重的;

  3、流动人员人事档案的发展是人才市场发展的平台。从目前正在实践的以档案管理为依托的“一条龙式”人事代理服务,到方兴未艾的人才派遣等新业务,都是站在流动人员人事档案这个根基上对人事工作的突破与发展,可以预想;下步人才市场业务的发展将会更多地衍生在流动人员人事档案之上。

  二、流动人员人事档案管理与服务工作中存在的主要问题

  流动人员人事档案工作是市场经济改革进程中的新产物,也随着市场经济建设的深入面临着许多新问题,主要是:

  1、管理力度不强。 虽然中组部、国家人事部有文件明确规定;流动人员人事档案的管理权限在政府人事部门,政府人事部门授权其所属人才中心行使流动人员人事档案管理和服务职能,但贯彻落实得不好,包括劳动部门,外企人才服务部门乃至街道党委也在管理人事档案,政出多门,造成档案管理缺乏严肃性,个人与单位对其信任感降低,由此产生维护不力进而使用不力的恶性循环。

  2、效度不够。 市场经济带来年社会规范的大量调整,对现有人事档案的内容体系、材料分类方式等产生冲击,流动人员人事档案中的许多内容与现实需求产生错位;如:只记录调入调出方面,千篇一律的证辞,缺少企业最需要的能力方面的评价等,这种错位引发档案

  管理效率日趋低下,利用效率不断降低。

  3、信度不高。 人才频繁流动和原有社会经济格局的破立进程,使档案从原来的人事管理的核心作用中淡化下来,加之现有体例不适应现代人力资源管理的需求,企业对档案管理的观念深化,原来规范的档案记录制度在多种经济成分的形势下正在失效;致使对流动人员人事档案所属人的动态写实记录不多,这种状况进一步影响了流动人员人事档案的可信度;原有的出国审查、职称申报、婚姻证明等相关服务项目也逐渐失去现实依托。

  4、调整失范。 由于存在着上述一些问题,各地也在探索对流动人员人事档案工作进行相应的改革与调整,但这类的改革缺乏全局性的举措和步调,各地的各自为政又必将带来下一轮人才流动中新的档案流动障碍,致使档案流动成为管理中的新问题,各地改革带来的接口不对称将不利于下步流动人员人事档案管理与服务工作全国性的统一发展。

  三、现代人力资的思维与流动人员人事档案的对立统一

  现代人力资源管理体制的不断突破与创新,给原有的流动人员人事档案管理工作带来了深刻的影响,由管理“人”到开发人力资本的观念革命,流动人员人事档案工作带来了新的机遇与挑战。

  1、现代人力资源管理也要求有统一的社会化评价尺度,这种社会化尺度必然带有对管理信誉需求的肯定,人事档案管理的核心是人才的评价问题,因此,坚持目前的专业化管理,并且强化监管执法,这是一个毋需讨论的问题,不论流动人员人事档案的实体内容如何改革,必须坚持人事部门对其管理的专一性与权威性。

  2、现代人力资源管理追求效率与速度,这与目前传统的手工操作,死看死守式的管理产生错位。因此。纸质材料为核心的人事档案改革已迫在眉睫,信息化技术应用于流动人员人事档案管理,实现电子档案技术已为人事部门所共识,下步需要进一步认真研究操作技术和实现途径。

  3、现代人力资源管理对社会化人才服务机构的要求也越来越高,如何实现资源开发式的应用,是流动人员人事档案工作重点思考的问题之一,流动人员人事档案必须实现手段更新和服务能力的提升,为需求者提供动态真实的原始资料,更为需求者提供科学信用的评价分析,实现人事档案利用上的飞跃。

  四、流动人员人事档案工作发展的构想

  流动人员人事档案工作必须要改革才能焕发它在市场经济中应有的勃勃生机,必须要拓宽视野,开辟新领域才能提升它存在的价值,因此,我们应当不断寻求服务方式的创新。我们构想流动人员人事档案工作要实现“三个成为”:

  1、成为人才信用体系的基础。市场经济下信用是根基,流动人员人事档案管理部门的历史责任之一就是建立一个人才信用体系,营造良好的人才生态环境,为社会所公用。关于人才信用体系问题,各地也纷纷提出了许多的思路和措施;这是再提出两个课题,一是要探索人才风险管理模式,对人才信用进行资信担保,以风险管理意识进行人事档案资本经营,二是要探讨档案内容与隐私权的内涵联系,研究在尊重隐私权的前提下,对档案材料进行定级分类管理,严格规范阅档权限。

  2、成为人才评价体系的物化。人事档案在现有基础上,必须在人才评价记事的环节上,进行改革与突破。设想一:利用现代人才测评技术,对人才综合素质进行分析;建立社会化职业生涯设计系统;设想二:利用人力资本理论,对人才进行人力资本的评估,建立社会  化人力资源会计系统;设想三:利用现代人力资源开发的工作分析手段,对人才进行岗位能力的考核,建立社会化工作业绩系统。

  3、成为人才服务体系的依托。事实证明,人事档案与人才流动的关系不是弱化,而更应密不可分。人事档案的内容,应该紧紧贴近人才服务的现实环境。目前人才市场发展的基本趋势是,“职务规范化,薪资市场化,考核证据化,前景明晰化”,这就要求我们围绕着上述方向,逐步调整服务内容以实现流动人员人事档案的社会功用,我们考虑流动人员人事档案工作要思考以上四个方面对人事档案功能的要求,重点围绕人才派遣、人事代理等新服务功能,以“人才银行”的模式来框定人事档案的发展轨迹。

  五、两点建议

  1、人才中心的改革是今年的焦点之一,我们认为,无论人才中心发展如何,两种业务还是需要互动互用、分离不分家,完全分离至少在目前情况下,还是要慎重的,采取“一国两制”的办法更是现实的办法。

  2、要统一步调开展流动人员人。事档案管理与服务工作的改革,这一点需要中组部、人事部的明确支持和统一指导。一是以法定方式明确人才中心对流动人员人事档案的专营性职责;二是按照现代人力资源管理的要求重新定义档案材料类别;三是根据国际通用的原则加强职业分类和岗位分类,形成规范的职业管理制度。

   全国流动人员人事档案管理和服务工作研讨会交流论文( 2002年5月)
 
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